Anfragen bearbeiten
Eingehende E-Mails lesen, einordnen, Rückfragen stellen und die richtige Antwort vorbereiten – statt dass jemand das Postfach abarbeitet.
E-Mail · Formular · Kontakt
Individuelle KI-Agenten
Wir bauen KI-Agenten, die wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen komplett übernehmen: Anfragen lesen, Daten übertragen, Angebote vorbereiten, Berichte erstellen. Nicht als Chatfenster, sondern eingebaut in Ihre bestehenden Abläufe.
Überall dort, wo heute jemand immer wieder denselben Handgriff macht – lesen, prüfen, übertragen, verschicken.
Eingehende E-Mails lesen, einordnen, Rückfragen stellen und die richtige Antwort vorbereiten – statt dass jemand das Postfach abarbeitet.
E-Mail · Formular · KontaktAus einer Anfrage wird ein fertiger Entwurf: Positionen, Preise, Texte – auf Ihrer Vorlage, zur Freigabe vorgelegt.
Angebot · Rechnung · VertragZwischen CRM, Kalender, Buchhaltung und Tabelle hin und her kopieren fällt weg. Der Agent trägt ein, gleicht ab und meldet Abweichungen.
CRM · Kalender · TabellenLieferscheine, Rechnungen, Protokolle: Der Agent liest sie aus, prüft gegen Ihre Regeln und legt das Ergebnis strukturiert ab.
PDF · Scan · FormularZahlen zusammentragen, Auffälligkeiten benennen, jeden Montag derselbe Bericht – ohne dass jemand daran denken muss.
Report · MonitoringNeuer Kunde, neuer Mitarbeiter, neues Projekt: Der Agent stößt jeden Schritt an, erinnert an Offenes und dokumentiert mit.
Checkliste · AblaufBeispiel: Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail. Scrollen Sie weiter – rechts läuft der Vorgang durch die Kette, so wie der Agent ihn tatsächlich abarbeitet.
Schritt 01
Der Agent beobachtet Ihr Postfach. Kommt eine Nachricht an, erkennt er zuerst, worum es überhaupt geht – Anfrage, Reklamation, Rechnung oder Werbung.
Schritt 02
Er liest die Nachricht wie ein Mitarbeiter: Wer schreibt, was wird gebraucht, bis wann, in welcher Menge. Fehlt etwas Wichtiges, merkt er sich das für die Rückfrage.
Schritt 03
Jetzt schaut er dort nach, wo die Antworten liegen: Kundendaten im CRM, Konditionen in der Preisliste, freie Termine im Kalender, Bestände im Lager.
Schritt 04
Standardfall erledigt er allein. Sonderfall, hoher Betrag oder unklare Lage: Er hält an und legt Ihnen den Vorgang vor. Die Grenze legen Sie fest, nicht der Agent.
Schritt 05
Angebot erzeugen, Termin eintragen, Antwort schreiben, Aufgabe anlegen. Je nach Freigabe geht es direkt raus oder landet als Entwurf bei Ihnen.
Schritt 06
Jeder Schritt wird protokolliert: was gelesen, was entschieden, was ausgelöst wurde. Sie können jederzeit nachsehen und eingreifen.
Beispiel Angebotsanfrage – links, wie es heute in vielen Betrieben läuft, rechts mit einem eingerichteten Agenten.
Die Zeitangaben sind ein Erfahrungswert für diesen Beispielablauf und kein Versprechen – wie viel bei Ihnen tatsächlich zusammenkommt, sehen wir uns vorher gemeinsam an.
Wir fangen klein an: ein Ablauf, der weh tut, sauber gelöst. Erst wenn der läuft, kommt der nächste dazu.
Wir setzen uns mit den Menschen zusammen, die die Arbeit heute machen, und schreiben auf, was wirklich passiert.
Innerhalb weniger Tage steht eine erste Version, die den Ablauf an echten Fällen durchspielt – noch ohne Zugriff auf Ihre Systeme.
Postfach, CRM, Kalender, Ablage: Wir verbinden, was nötig ist, und lassen den Agenten zuerst nur Entwürfe vorlegen.
Sie entscheiden, was er allein darf. Danach beobachten wir mit, schärfen nach und erweitern Schritt für Schritt.
Im Erstgespräch schauen wir uns zwei bis drei Abläufe an und sagen ehrlich, welcher sich lohnt – und welcher nicht.
Er ersetzt Aufgaben, keine Menschen. In der Praxis übernimmt er die Handgriffe, die niemand gern macht – suchen, abtippen, nachtragen – und gibt die Zeit für das zurück, wofür man Menschen wirklich braucht. Wo Stellen tatsächlich anders zugeschnitten werden, ist das eine unternehmerische Entscheidung, die Sie treffen, nicht die Technik.
Deshalb starten wir immer im Entwurfsmodus: Der Agent bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Erst wenn ein Ablauf über Wochen zuverlässig läuft, bekommt er für klar abgegrenzte Standardfälle mehr Freiraum. Jeder Schritt ist protokolliert und nachvollziehbar.
Meistens ja. Alles mit Schnittstelle lässt sich anbinden – Postfach, Kalender, gängige CRM- und Buchhaltungssysteme, Tabellen und Ablagen. Bei älteren Programmen ohne Schnittstelle prüfen wir vorher ehrlich, ob es einen sinnvollen Weg gibt oder nicht.
Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, verarbeiten nur die Daten, die der jeweilige Ablauf braucht, und legen vorher fest, was gespeichert wird und was nicht. Welche Modelle und Server zum Einsatz kommen, besprechen wir offen – auch eine Lösung ohne Speicherung von Inhalten ist möglich.
Einen ersten Prototyp sehen Sie meist innerhalb weniger Tage. Bis ein Agent produktiv mitläuft, vergehen je nach Anbindung und Regelwerk einige Wochen – wir gehen bewusst schrittweise vor, statt alles auf einmal umzustellen.
Das hängt vom Ablauf ab: Ein klar umrissener Agent ist etwas anderes als eine Kette über fünf Systeme. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Festpreisangebot für die Einrichtung und eine transparente monatliche Betreuung. Wenn sich ein Ablauf nicht rechnet, sagen wir das.
Füllen Sie das Formular aus – wir melden uns persönlich und zeitnah bei Ihnen.
Direkt per E-Mail finn@hamelau.de Antwort in der Regel noch am selben Werktag. Erstgespräch Kostenlos und unverbindlich Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist.